Ultimo aggiornamento: 30/09/2026
Questa informativa descrive il trattamento dei dati degli ospiti per il check-in della struttura che ti ha invitato tramite Pronto Host.
Il titolare dei dati degli ospiti è il gestore della struttura che ti ha invitato al check-in: puoi contattarlo attraverso i recapiti della prenotazione o dell'invito. Il gestore deve comunicarti la propria identità completa e i recapiti. Pronto Host tratta questi dati per conto del gestore, come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il fornitore è MYLAE DIGITAL DI DAVIDE MERENDA, Piazzale Europa n. 2, int. 1 — 98057 Milazzo (ME), Italia; C.F. MRNDVD91D18F158T — P.IVA 03878780836; hello@pronto-host.com.
I dati servono all'identificazione degli ospiti e alla comunicazione obbligatoria all'autorità di pubblica sicurezza tramite Alloggiati Web (art. 109 TULPS). La base giuridica è l'obbligo legale del gestore, art. 6, par. 1, lett. c GDPR. Non chiediamo il consenso per questa comunicazione: la presa visione dell'informativa non è un consenso. Senza i dati obbligatori il gestore non può completare gli adempimenti necessari per l'alloggio; contattalo se hai bisogno di un'altra modalità di raccolta.
Trattiamo nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, date del soggiorno, composizione della famiglia o del gruppo e, quando richiesti per la categoria di ospite, tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Possono essere presenti riferimenti della prenotazione. Se carichi un documento, trattiamo temporaneamente l'immagine o il PDF e i dati estratti. Non è necessario caricare un documento per ciascun familiare o componente del gruppo quando la normativa non ne richiede gli estremi.
L'account host è riservato a maggiorenni. Il check-in può includere ospiti minorenni, i cui dati sono forniti dal familiare o accompagnatore per gli obblighi di registrazione applicabili; non sono usati per marketing.
La lettura automatica del documento propone campi da verificare e correggere da parte tua e del gestore prima dell'invio. Non decide da sola sull'accoglienza. Il percorso di lettura può usare Gemini tramite Google Vertex AI sull'endpoint regionale UE; altri servizi di lettura, come Google Document AI, operano soltanto se configurati. Le copie servono alla preparazione della comunicazione, non a creare un archivio dei documenti.
I dati sono accessibili al gestore e alle persone autorizzate e sono trasmessi all'autorità di pubblica sicurezza. I fornitori tecnici coinvolti sono Google Cloud Storage per i caricamenti temporanei in un bucket privato e Google Vertex AI per la lettura configurata, Convex per database, backend e archivio delle ricevute, e Vercel per l'applicazione. L'elenco e le attività dei subresponsabili sono descritti nell'accordo sul trattamento dei dati allegato ai Termini.
L'endpoint UE della lettura non significa che ogni attività di tutti i fornitori avvenga nell'UE. Eventuali trasferimenti fuori dallo SEE devono rispettare il capo V GDPR, con una decisione di adeguatezza o altre garanzie applicabili. Puoi chiedere informazioni sulle garanzie e una copia al gestore o, per assistenza, a hello@pronto-host.com.
Dopo la conferma di accettazione di Alloggiati Web, Pronto Host avvia automaticamente la cancellazione dei documenti caricati, delle letture OCR e dei dati personali trasmessi degli ospiti accettati. Se l'invio è parziale, questa cancellazione riguarda gli ospiti esplicitamente accettati; i dati rifiutati o con esito incerto restano temporaneamente disponibili per la gestione dell'esito, per un massimo di 7 giorni dal tentativo. Non conserviamo un archivio delle schede nominative trasmesse. La ricevuta ufficiale e i metadati tecnici necessari per identificarla sono conservati per 5 anni dall'invio, senza aggiungervi copie dei documenti o elenchi nominativi.
Le bozze e i check-in non inviati scadono due giorni dopo la data di arrivo, calcolati dalle 00:00 UTC; in assenza di una data di arrivo, dopo 7 giorni dalla creazione. La cancellazione è eseguita dai processi automatici, con ritentativi in caso di errore tecnico. Il gestore può eliminare i dati prima quando non servono più. La cancellazione dell'account elimina anche l'archivio delle ricevute: il gestore deve scaricarle e conservarle prima di procedere. Queste regole riguardano i dati gestiti dal servizio; le autorità applicano i propri termini di conservazione.
Puoi chiedere al gestore accesso, rettifica, cancellazione o limitazione nei limiti applicabili; opposizione e portabilità si applicano quando ne ricorrono i presupposti. La cancellazione non elimina gli obblighi di legge del gestore. Pronto Host lo assiste e puoi scrivere a hello@pronto-host.com per essere indirizzato. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo competente.