Ultimo aggiornamento: 30/09/2026
Questo allegato elettronico vincolante ai Termini disciplina il trattamento per conto dell'host ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'host che accetta i Termini è il titolare; MYLAE DIGITAL DI DAVIDE MERENDA, Piazzale Europa n. 2, int. 1 — 98057 Milazzo (ME), Italia; C.F. MRNDVD91D18F158T — P.IVA 03878780836; hello@pronto-host.com è il responsabile. Per i trattamenti degli ospiti il DPA prevale sulle clausole incompatibili dei Termini.
I dati servono all'identificazione degli ospiti e alla comunicazione obbligatoria all'autorità di pubblica sicurezza tramite Alloggiati Web (art. 109 TULPS). La base giuridica è l'obbligo legale del gestore, art. 6, par. 1, lett. c GDPR. Non chiediamo il consenso per questa comunicazione: la presa visione dell'informativa non è un consenso. Senza i dati obbligatori il gestore non può completare gli adempimenti necessari per l'alloggio; contattalo se hai bisogno di un'altra modalità di raccolta.
Trattiamo nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, date del soggiorno, composizione della famiglia o del gruppo e, quando richiesti per la categoria di ospite, tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Possono essere presenti riferimenti della prenotazione. Se carichi un documento, trattiamo temporaneamente l'immagine o il PDF e i dati estratti. Non è necessario caricare un documento per ciascun familiare o componente del gruppo quando la normativa non ne richiede gli estremi.
L'account host è riservato a maggiorenni. Il check-in può includere ospiti minorenni, i cui dati sono forniti dal familiare o accompagnatore per gli obblighi di registrazione applicabili; non sono usati per marketing.
Il trattamento dura finché necessario all'erogazione e ai termini specifici di conservazione sotto indicati. Alla cessazione, secondo la scelta del titolare, il responsabile restituisce i dati ancora lecitamente disponibili o li cancella, eliminando le copie salvo un obbligo legale proprio di conservazione. Non ripristina dati già cancellati per produrre un'esportazione. Le ricevute possono essere scaricate durante il servizio; una richiesta di restituzione va presentata prima della cancellazione dell'account. Eventuali copie tecniche dei fornitori devono essere rese indisponibili all'uso ordinario e cancellate secondo i cicli contrattuali applicabili.
Le istruzioni documentate sono i Termini, questo DPA e le operazioni autorizzate dell'host nel servizio: raccolta temporanea, lettura e revisione, trasmissione all'autorità, cancellazione dei dati trasmessi e conservazione della sola ricevuta. Non sono autorizzati usi autonomi, pubblicità o addestramento di modelli per conto di Pronto Host con i documenti degli ospiti. Il responsabile informa tempestivamente l'host di istruzioni che ritiene illecite. Eventuali trattamenti imposti dalla legge gli sono comunicati prima, salvo divieti di legge. Il titolare determina la liceità, informa gli interessati e impartisce istruzioni coerenti con gli obblighi di cancellazione.
Il servizio include la raccolta e revisione dei dati di check-in e l'invio ad Alloggiati Web quando configurato. L'host resta responsabile dell'identificazione, dell'esattezza dei dati, dei termini di comunicazione e della verifica degli esiti e delle ricevute; il caricamento online non sostituisce le verifiche richieste dalla legge. Deve fornire agli ospiti l'informativa completa prima della raccolta, autorizzare soltanto persone necessarie e non conservare copie dei documenti dopo l'adempimento. L'accordo sul trattamento dei dati (DPA), pubblicato in /it/legal/dpa, è parte integrante di questi Termini: con la loro accettazione l'host incarica MYLAE DIGITAL ai sensi dell'art. 28 GDPR secondo le istruzioni del DPA. Le ricevute vanno scaricate prima di eliminare l'account per adempiere alla conservazione quinquennale.
Il responsabile vincola alla riservatezza le persone autorizzate e limita gli accessi alla necessità operativa. Le misure comprendono verifica di autorizzazione e appartenenza alla struttura, collegamenti di accesso e caricamento a scadenza, bucket documenti privato, protezione delle credenziali, minimizzazione dei log, cancellazioni automatiche e ritentativi. Mantiene misure adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR e verifica accessi, disponibilità e capacità di ripristino, senza reintrodurre dati già scaduti nell'uso ordinario.
I dati sono accessibili al gestore e alle persone autorizzate e sono trasmessi all'autorità di pubblica sicurezza. I fornitori tecnici coinvolti sono Google Cloud Storage per i caricamenti temporanei in un bucket privato e Google Vertex AI per la lettura configurata, Convex per database, backend e archivio delle ricevute, e Vercel per l'applicazione. L'elenco e le attività dei subresponsabili sono descritti nell'accordo sul trattamento dei dati allegato ai Termini.
L'host autorizza in via generale i fornitori indicati nella sezione Destinatari, limitatamente alle relative attività. Il responsabile si impegna a vincolarli con obblighi equivalenti dell'art. 28, resta responsabile del loro adempimento e informa l'host via email prima di aggiunte o sostituzioni, consentendo un'opposizione motivata prima dell'inizio del nuovo trattamento. Se non può risolverla, le parti interrompono il trattamento interessato. Nessun trasferimento extra SEE può avvenire senza istruzioni e garanzie del capo V GDPR; informazioni su fornitori e garanzie sono disponibili su richiesta.
L'endpoint UE della lettura non significa che ogni attività di tutti i fornitori avvenga nell'UE. Eventuali trasferimenti fuori dallo SEE devono rispettare il capo V GDPR, con una decisione di adeguatezza o altre garanzie applicabili. Puoi chiedere informazioni sulle garanzie e una copia al gestore o, per assistenza, a hello@pronto-host.com.
Tenendo conto del trattamento e delle informazioni disponibili, il responsabile assiste il titolare nelle richieste degli interessati, nella sicurezza, nelle valutazioni d'impatto e nella consultazione preventiva (artt. 32–36 GDPR). Inoltra le richieste ricevute senza rispondere per conto del titolare salvo istruzioni. Le richieste dell'host possono essere inviate a hello@pronto-host.com.
Il responsabile comunica al titolare ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza, tramite i recapiti dell'account, fornendo natura, dati e interessati coinvolti se noti, conseguenze probabili e misure adottate o proposte, e aggiornamenti progressivi. Collabora al contenimento e alla documentazione. Il titolare valuta notifiche al Garante e comunicazioni agli interessati; il termine di 72 ore previsto per la notifica del titolare non è un termine concesso al responsabile per avvisarlo.
Dopo la conferma di accettazione di Alloggiati Web, Pronto Host avvia automaticamente la cancellazione dei documenti caricati, delle letture OCR e dei dati personali trasmessi degli ospiti accettati. Se l'invio è parziale, questa cancellazione riguarda gli ospiti esplicitamente accettati; i dati rifiutati o con esito incerto restano temporaneamente disponibili per la gestione dell'esito, per un massimo di 7 giorni dal tentativo. Non conserviamo un archivio delle schede nominative trasmesse. La ricevuta ufficiale e i metadati tecnici necessari per identificarla sono conservati per 5 anni dall'invio, senza aggiungervi copie dei documenti o elenchi nominativi.
Le bozze e i check-in non inviati scadono due giorni dopo la data di arrivo, calcolati dalle 00:00 UTC; in assenza di una data di arrivo, dopo 7 giorni dalla creazione. La cancellazione è eseguita dai processi automatici, con ritentativi in caso di errore tecnico. Il gestore può eliminare i dati prima quando non servono più. La cancellazione dell'account elimina anche l'archivio delle ricevute: il gestore deve scaricarle e conservarle prima di procedere. Queste regole riguardano i dati gestiti dal servizio; le autorità applicano i propri termini di conservazione.
Il responsabile mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del DPA e consente e contribuisce a verifiche e ispezioni del titolare o di un revisore incaricato, con modalità proporzionate che tutelino gli altri clienti. Comunicazioni, istruzioni aggiuntive e richieste di verifica possono essere inviate a hello@pronto-host.com.